Tengo sentimientos encontrados sobre las reuniones. La mayoría de los operadores los tiene, lo admitan o no.
El caso en contra
Las reuniones pueden ser pérdidas de tiempo espectaculares. Algunas personas hablan solo por hablar, llenando la hora porque el bloque del calendario existe, no porque quede algo por decidir. Algunas personas quieren que todos en la sala compartan sus sentimientos sobre un tema que en realidad no requiere una discusión de sentimientos. El liderazgo afiliativo, el estilo construido alrededor de la empatía y la armonía grupal, tiene su lugar. No toda reunión es ese momento, y tratar cada reunión como si lo fuera convierte una decisión de quince minutos en una hora de proceso.
La peor versión es la reunión que existe solo porque existió la semana pasada. Nadie se propuso hacerla inútil. Simplemente mantuvo su espacio en el calendario mucho después de que cambiara la razón para tenerla, y ahora todos aparecen por costumbre, medio preparados, a repetir lo que un mensaje de dos líneas habría cubierto.
El caso contra tener muy pocas
Aquí está la parte que la mayoría entiende al revés: tener menos reuniones en realidad es peor que tener demasiadas. Recorta demasiado el ritmo y la gente se desconecta. Dejan de sentirse observados, y una vez que nadie se siente observado, cierto porcentaje de cualquier equipo empieza a decidir que puede evitar hacer el trabajo real. No porque sean mala gente. Porque el trabajo no supervisado es trabajo opcional, para la mayoría de la gente, la mayor parte del tiempo. Una reunión no es solo un lugar donde se toman decisiones. Es prueba de que alguien está prestando atención.
Lo que realmente reemplaza una reunión
Los correos y los mensajes de texto no reemplazan las reuniones. Están bien para estado y confirmación, débiles para cualquier cosa que necesite ida y vuelta real, y peor para cualquier cosa que necesite que alguien se comprometa en voz alta, frente a otra persona, con una decisión. Las llamadas uno a uno pueden reemplazar una reunión, pero solo cuando el asunto le pertenece genuinamente a una sola persona. En el momento en que se necesita realmente el juicio de más de una persona, vuelves a necesitar la sala, aunque la sala sea tres personas en una llamada en vez de diez.
El ritmo correcto depende del trabajo
No existe una única frecuencia correcta de reuniones. Existe una frecuencia correcta para un tipo de trabajo dado, y la mayoría aplica la equivocada porque por defecto hace lo que el calendario siempre ha hecho.
El trabajo de bajo contacto se sostiene bien con una vez al mes. Nada en él cambia lo bastante rápido como para justificar más, y reunirse más seguido de lo que el trabajo realmente avanza solo fabrica conversación para llenar el espacio.
El trabajo de alto contacto necesita una o dos veces por semana. Cualquier cosa con dependencias reales, riesgo real, o una situación que se mueve rápido se degrada rápido si estiras la brecha más allá de eso.
Los vendedores necesitan seguimiento diario. El trabajo cambia cada día, el embudo se mueve cada día, y un representante que pasa una semana sin un contacto real normalmente ya se ha desviado. La mayoría de los demás profesionales necesitan mucho menos que eso, y tratarlos como un equipo de ventas solo los entrena para simular actividad en vez de hacer el trabajo real.
Rediséñalo, no solo ajustes el número
He visto ambas versiones de esto salir mal en el mismo tipo de equipo: un ritmo que una persona no podía sostener, y un equipo al que nadie estaba revisando en absoluto. El arreglo nunca es simplemente más reuniones o menos. Es ajustar el formato y la frecuencia a lo que el trabajo, y la persona que lo hace, realmente pueden sostener. Una versión de ese rediseño está en el registro aquí.