Eu tenho sentimentos mistos sobre reuniões. A maioria dos operadores tem, admitam ou não.
O argumento contra elas
Reuniões podem ser desperdiçadoras de tempo espetaculares. Algumas pessoas falam só para falar, preenchendo a hora porque o bloco na agenda existe, não porque sobrou algo a decidir. Algumas pessoas querem que todo mundo na sala compartilhe os próprios sentimentos sobre um assunto que na verdade não exige uma discussão de sentimentos. A liderança afiliativa, o estilo construído em torno de empatia e harmonia de grupo, tem seu lugar. Nem toda reunião é esse momento, e tratar toda reunião como se fosse transforma uma decisão de quinze minutos em uma hora de processo.
A pior versão é a reunião que existe só porque existiu na semana passada. Ninguém teve a intenção de torná-la inútil. Ela só manteve o horário na agenda muito depois de o motivo dela ter mudado, e agora todo mundo aparece por hábito, meio despreparado, para repetir o que uma mensagem de duas linhas teria resolvido.
O argumento contra poucas demais
Aqui está a parte que a maioria das pessoas entende ao contrário: ter poucas reuniões demais é realmente pior do que ter reuniões demais. Corte o ritmo demais e as pessoas se desligam. Elas param de se sentir observadas, e assim que ninguém se sente observado, uma parcela de qualquer equipe começa a decidir que pode evitar fazer o trabalho de verdade. Não porque são más pessoas. Porque trabalho não monitorado é trabalho opcional, para a maioria das pessoas, na maior parte do tempo. Uma reunião não é só um lugar onde decisões são tomadas. É prova de que alguém está prestando atenção.
O que realmente substitui uma reunião
E-mails e mensagens de texto não substituem reuniões. Servem bem para status e confirmação, são fracos para qualquer coisa que exija ida e volta de verdade, e piores para qualquer coisa que exija que alguém realmente se comprometa com uma decisão em voz alta, na frente de outra pessoa. Chamadas individuais podem substituir uma reunião, mas só quando o assunto genuinamente pertence a uma pessoa. No momento em que o julgamento de mais de uma pessoa é realmente necessário, você volta a precisar da sala, mesmo que a sala seja três pessoas em uma chamada em vez de dez.
O ritmo certo depende do trabalho
Não existe uma frequência de reunião correta única. Existe uma frequência correta para um tipo de trabalho, e a maioria das pessoas aplica a errada porque parte do padrão de sempre da agenda.
Trabalho de baixo contato se sustenta bem uma vez por mês. Nada nele muda rápido o suficiente para justificar mais, e reunir mais vezes do que o trabalho realmente se move apenas fabrica conversa para preencher o horário.
Trabalho de alto contato precisa de uma ou duas vezes por semana. Qualquer coisa com dependências reais, risco real ou uma situação que muda rápido se deteriora rapidamente se você esticar o intervalo além disso.
Vendedores precisam de check-ins diários. O trabalho muda todo dia, o funil se move todo dia, e um representante que passa uma semana sem um contato de verdade geralmente já se dispersou. A maioria dos outros profissionais precisa de bem menos que isso, e tratá-los como uma equipe de vendas só os treina a performar atividade em vez de fazer o trabalho de verdade.
Redesenhe, não apenas ajuste a contagem
Eu já vi as duas versões disso dar errado no mesmo tipo de equipe: um ritmo que uma pessoa não conseguia sustentar, e uma equipe que ninguém estava acompanhando de jeito nenhum. A solução nunca é simplesmente mais reuniões ou menos. É combinar o formato e a frequência com o que o trabalho, e a pessoa que o faz, consegue realmente carregar. Uma versão desse redesenho está no registro aqui.